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Comment actualiser un Référentiel Métiers et Compétences ?

Découvrez la méthode à suivre pour construire et mettre à jour son référentiel métiers et compétences.

Anticiper l’évolution des métiers afin d’identifier les Compétences d’Avenir et Compétences Critiques devient une question vitale pour les sociétés de tout secteur. La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) permet de réaliser ce travail avec efficacité. Pour l’effectuer, les Ressources Humaines utilisent un référentiel métiers et compétences.

Le référentiel métiers et compétences au cœur de l’entreprise

Un référentiel des métiers et des compétences centralise et décrit l’ensemble des compétences nécessaires pour exercer les métiers et occuper les postes d’une entreprise.

Ce sont les compétences et la connaissance des collaborateurs qui contribuent au bon fonctionnement des entreprises. Ces dernières recherchent d’excellents talents pour exercer les métiers d’aujourd’hui et de demain. Pourtant, elles ne connaissent pas ou très peu les compétences de leurs collaborateurs et elles rencontrent des difficultés pour rassembler et mettre à jour ces données. De plus, la culture, l’activité et la maturité d’une entreprise personnalisent la définition de l’ensemble de ses métiers.

La compétence est un terme très large pour caractériser le potentiel de réalisation et/ou de production. Cela comprend :

  • Les Hard-Skills, le savoir-faire ou la compétence technique
  • Les Soft-Skills, le savoir-être ou la compétence comportementale
  • Les Certifications/Habilitations
  • Les Relations Clients/Prestataires
  • Les souhaits de mobilité
  • Les projets/ambitions ou les appétences professionnelles

Pour optimiser leur capital humain, les entreprises doivent relever le défi d’identifier et de centraliser l’ensemble des compétences dans un lieu unique souvent sous la forme d’un référentiel de métiers et de compétences.

Ce référentiel procure de nombreuses opportunités pour tout type d’organisations, notamment pour les processus liés aux Ressources Humaines (recrutement, formation, évaluation, mobilité interne) et liés aux opérations de l’entreprise (production, QHSE, R&D, logistique).

screen référentiel de compétences

Pourquoi construire un référentiel Métiers et Compétences ?

Construire un référentiel métiers et compétences présente de nombreux avantages :

  • Il permet de centraliser toutes les connaissances et les compétences des collaborateurs d’une entreprise à un instant T.
  • Il fait le lien entre les compétences RH et les compétences métiers de l’entreprise.

Grâce à cela, l’entreprise bénéficie d’une vision globale de son bassin de ressources et peut recenser l’ensemble des compétences de ses collaborateurs.

Ensuite ces données pourront être utiles et utilisées par le reste de l’entreprise, par exemple :

RH

  • Recruter les bons talents avec les compétences nécessaires/requises
  • Optimiser la mobilité interne, grâce aux fiches métiers accessibles aux collaborateurs et leurs souhaits de mobilité
  • Demander des formations, les suivre et les faire valider
  • Évaluer les collaborateurs en utilisant des grilles de compétences à jour
  • Suivre l’évolution des compétences de l’entreprise
  • Anticiper les métiers de demain (GPEC / Workforce Planning)


Opérations

  • Optimiser le staffing prévisionnel d’un chantier
  • Rechercher des experts métiers au sein d’une DSI
  • Gérer les certifications d’accès à un site industriel
  • Staffer une équipe sur un projet de R&D
  • Gérer les habilitations et risques sur une plateforme logistique

RRH et référentiels métiers et compétences

Comment construire un référentiel métiers et compétences ?

Quel que soit le support, il y a des bonnes pratiques à respecter dans la construction d’un référentiel de métiers et compétences.

1 – Descriptif

C’est un répertoire de métiers et de fonctions à l’intérieur d’une entreprise. Il s’organise en plusieurs ensembles auxquels sont associés des compétences et des instruments de mesure.


2 – Granularité

Si une compétence n’a pas de sens opérationnel précis, il faut la découper en sous-compétences et ne pas l’ajouter en tant que telle dans le référentiel.
Cependant, si deux compétences similaires ne présentent aucune différence opérationnelle, il faut les fusionner entre elles.
À partir du moment où l’arborescence est facilement accessible, sa finesse n’est pas un problème. En effet, c’est plus pratique de lire plusieurs couches logiques de compétences que de lire une longue liste sans pertinence.


3 – Structure

Afin de rester cohérent dans l’arborescence de votre référentiel, il paraît intéressant de réaliser des verticales par thématique (i.e. des familles de compétences) et non pas en suivant les emplois (i.e. par fiches métiers).

Il peut arriver que des compétences soient attribuées entre plusieurs familles. Si en fonction de la famille, les compétences peuvent être utilisées de manière différente, il faut en créer deux distinctes.

Si une compétence est affiliée à plusieurs familles de compétences, il faut choisir la famille de référence la plus instinctive, hors contexte.


4 – Niveau de maitrise

Il faut savoir que la compétence aide à définir le sujet et les indicateurs (niveau d’expertise, diplôme ou année de pratique par exemple) aident à déterminer toute la nuance de l’information.

C’est le rôle des indicateurs de constituer différents niveaux de maîtrise, et non les compétences.

Si vous souhaitez plus de détails, découvrez Les 10 commandements de la compétence.

profil de compétences

Des mises à jour pour rester compétitif

Une fois votre référentiel métiers et compétences créé, l’objectif pour l’entreprise est de conserver ce document à jour le plus longtemps possible afin que sa représentation des métiers et compétences soit fidèle.

Traditionnellement, les référentiels en entreprise se font sur Excel. Il existe plusieurs manières de les mettre à jour :


La mise à jour manuelle du référentiel : une méthode non productive.

Mettre à jour au quotidien par un gestionnaire de référentiel à la main via un tableur ou éditeur de texte. Cela permet aux RH de garder la main sur le référentiel mais cette tâche est assez longue et fastidieuse. De plus, elle n’implique pas les métiers de l’entreprise dans la construction du référentiel.

Mettre à jour annuellement les référentiels à la main via un tableur ou éditeur de texte. Ce choix est le moins coûteux mais avec l’évolution des métiers, le référentiel devient rapidement caduc. Excel ou Word ne sont pas des outils collaboratifs, par conséquent, une fois le référentiel réalisé, il devient déjà “obsolète”. De plus, cette méthode restreint l’utilisation du référentiel uniquement aux RH pour les entretiens annuels.


Laisser un prestataire gérer le référentiel ce qui représente un coût élevé.

Passer par un prestataire type cabinet de conseil ce qui permet de déléguer la tâche. En revanche, les RH perdent la main sur le référentiel et cela représente un coût supplémentaire pour l’entreprise. Attention, les projets de cabinets de conseil concernant les créations et/ou mises à jour de référentiels peuvent être très variés… Certains ayant une approche moderne et d’autres très classique.


Utiliser un logiciel SIRH au dépit de mettre à jour dynamiquement le référentiel.

Utiliser un logiciel SIRH pour automatiser les ressources humaines. Cela permet en effet d’avoir une vision globale de l’entreprise mais n’est pas un gestionnaire de données assez souple pour gérer les compétences. Un outil SIRH permet de très bien d’outiller les processus RH (Entretien annuel, paie, formation, etc.), en revanche cela reste un outil assez rigide pour gérer et mettre à jour dynamiquement les référentiels de métiers et de compétences.


Utiliser un outil collaboratif dédié pour les référentiels Métiers et Compétences.

Il existe des outils professionnels dédiés qui permettent de mettre à jour dynamiquement les référentiels. La mise à jour se fait automatiquement et tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent participer à l’évolution du référentiel de manière collaborative. Cela permet de recenser les compétences en temps réel et de pouvoir ajuster ses opérations en fonction des déclarations de compétences de la part des collaborateurs et de leurs validations par les managers.


Notre expertise en terme de référentiel Métiers et Compétences : la méthode que nous proposons

1- Pour commencer

Il faut procéder avec un immense sondage. Il convient de co-construire un référentiel de toutes les compétences indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise et de bien prendre en compte toutes les entités avec leurs particularités.
Il n’y a pas besoin de les attribuer avec la définition d’un emploi ! En effet, il est plus facile de référencer toutes les compétences dont toutes les Business Unit ont besoin plutôt que de trouver des compétences “universelles”.

Ce premier socle est primordial, il permet également d’obtenir une liste de toutes les compétences nécessaires à l’entreprise pour fonctionner quotidiennement.


2- Une fois la liste établie

Il faut la présenter à l’ensemble des collaborateurs et voir avec eux toutes les compétences utilisées habituellement. Ainsi, l’entreprise peut savoir s’il manque des compétences dans le référentiel proposé.

Cette étape permet d’avoir le profil des compétences de chaque collaborateur et aussi d’enrichir le référentiel des métiers et compétences grâce à la suggestion individuelle. Ainsi, les collaborateurs peuvent compléter significativement le référentiel car ce sont eux qui connaissent le mieux les compétences nécessaires.


3- La dernière étape

Elle consiste à interroger les collaborateurs pour nommer leurs emplois. Par exemple, Manager Junior ou Manager Senior.


4- Vient ensuite l’analyse des résultats

Par exemple, “ 85% des collaborateurs appelés Manager Junior sont pourvus des compétences A au niveau expert, 90% ont des compétences B au niveau débutant et 20% ont des compétences C au niveau confirmé…”.


Cette analyse permet de décider plus facilement si les compétences A, B ou C “matchent” avec la définition officielle des métiers et de déduire des rapprochements. Par exemple, les collaborateurs auto-désignés Manager Junior correspondent à 90% aux Manager et à 55% aux Manager Senior. Cela signifie que l’on ne peut plus distinguer Manager Junior de Manager mais on peut laisser la définition métier Manager Senior indépendante.

Pour conclure

La construction d’un référentiel métiers et compétences s’effectue en bottom-up et de manière collaborative. C’est un peu comme Wikipédia : les collaborateurs contribuent au référentiel mais les informations restent pertinentes grâces à la validation des compétences par les managers.

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