Le guide complet de
la gestion des compétences

Connaissez-vous vos collaborateurs ?

Quel chef d’entreprise ou DRH ne répondrait pas instinctivement “oui” à cette question.

Si la réponse peut paraître évidente dans une TPE,
force est de constater que dans une PME, une ETI ou un grand Groupe, le sujet de la connaissance des collaborateurs est éminemment plus complexe.

  • Pourtant, la connaissance des savoir-faire et savoir-être de son organisation présente bien des avantages.

Elle permet d’abord de les mobiliser au bon endroit et au bon moment,
mais aussi de les développer grâce à une offre de formation adaptée.

  • Enfin, elle rend possible l’anticipation des besoins stratégiques, notamment en recrutement.
graphique de compétences et teamp elamp

La gestion des compétences est donc un enjeu majeur de développement et de performance pour les entreprises.

  • Comment définir la gestion des compétences ?
  • A quoi sert-elle ?
  • Comment la mesurer et la piloter ?
  • Quels en sont les enjeux et les limites ?

On fait le tour du sujet.

Qu’est-ce que la gestion des compétences ?

La gestion des compétences est l’ensemble des actions prises visant à faire correspondre les compétences disponibles avec les besoins de l’organisation.

Elle peut passer par la construction d’un référentiel structuré et évolutif, sur lequel les collaborateurs sont positionnés de manière à définir des plans d’action pertinents (évaluation, formation, recrutement) et alignés avec la vision stratégique.

Comment définir la compétence professionnelle ?

Les compétences professionnelles sont liées à un poste défini ou à un métier. On peut les définir comme l’ensemble des éléments mobilisables par l’entreprise. Elles englobent :

Les savoirs
Ce sont toutes les connaissances théoriques acquises par un collaborateur.

  • Les savoirs d’un collaborateur peuvent s’étendre à plusieurs domaines.

Les compétences techniques ou savoir-faire
Elles regroupent toutes les habiletés techniques liées à un métier, la pratique professionnelle.

  • Par exemple, savoir programmer une machine CN pour un tourneur fraiseur, ou savoir calculer un bilan pour un comptable.

Les savoir-être
C’est l’ensemble des comportements d’une personne dans une situation donnée.

  • Cela inclut par exemple ses attitudes dans un environnement ou une situation donnée comme le sens de l’organisation ou les qualités relationnelles mais aussi ses qualités intrinsèques comme le sens de l’analyse ou la rigueur.
compétences entreprise
smartphone évaluation compétence

Pourquoi évaluer les compétences ?

Au travers de la gestion des compétences, une entreprise se doit de valoriser le capital humain dont elle dispose. En effet, l’impact des nouvelles technologies accélère l’évolution de nombreux métiers et contraint les organisations à s’adapter rapidement pour rester dans la course.

L’évaluation des compétences est donc cruciale pour objectiver le niveau d’expertise au sein d’une organisation et rendre chaque collaborateur acteur de son évolution et de sa carrière.

Il doit donc pouvoir se positionner régulièrement par rapport au référentiel de compétence établi, de manière à :

  • Faire connaître ses aptitudes
  • Continuer à s’épanouir sur son emploi
  • Se positionner sur un poste ou un métier

Côté entreprise, les objectifs sont variés :

  • Détecter des talents
  • Évaluer le niveau d’expertise de ses équipes
  • Définir les besoins en formation
  • Proposer une politique de rémunération adaptée
  • Optimiser le suivi des compétences critiques
  • Objectiver les recrutements
  • Réaliser un staffing précis de ses projets

Comment évaluer les compétences ?

Même si la loi ne l’impose pas, l’évaluation des compétences prend toute sa valeur lorsqu’elle est réalisée avec un manager au travers d’un échange dédié avec un collaborateur.

Il existe de nombreuses manières d’évaluer les compétences au travers des savoirs et des savoir-faire. Quel que soit le moyen utilisé, il s’agira d’instaurer le dialogue et la confiance.

Parmi les méthodes les plus utilisées on peut citer :

  • L’entretien individuel d’évaluation : c’est l’occasion d’un échange entre un salarié et son manager direct pour dresser un bilan incluant une revue des objectifs, un état des compétences et de leur niveau de maîtrise, un plan d’action, etc.
  • L’auto-évaluation de ses compétences par le collaborateur
  • L’évaluation unilatérale des compétences du collaborateur par le manager
  • L’entretien professionnel
bureau support évaluation

Pour quelles raisons gérer les compétences dans l’entreprise ?

Nous évoluons dans un monde qui se transforme vite : la plupart des métiers de demain sont encore inconnus à ce jour et certains emplois n’existeront bientôt plus.

Si le talent est en effet une “aptitude remarquable” (def.Robert) à faire quelque chose, l’entreprise se doit d’en d’optimiser leur gestion pour rester compétitive. En effet, développer le capital humain peut devenir un avantage concurrentiel non négligeable pour une entreprise sur son marché. A contrario, laisser les talents s’émousser ou quitter le navire constitue une perte de valeur qui peut aussi renforcer la concurrence.

On peut distinguer plusieurs niveaux dans la gestion des talents et des compétences :

Détection
Détecter les talents internes ou externes à la structure de l’entreprise peut donc être le point de départ de la gestion des compétences.

  • Non seulement pour trouver les compétences en adéquation avec les postes existants mais aussi pour élargir les compétences des collaborateurs déjà fidèles.

Retention
Attirer un potentiel détecté pour qu’il intègre l’entreprise et de retenir un collaborateur en poste un certain temps.

  • Les métiers changent, toutes les industries doivent constamment s’adapter et anticiper le futur.

Expertise
Cultiver l’intelligence collective et les communautés d’experts.

  • En encourageant la collaboration entre les nouveaux venus et les collaborateurs déjà présents.
Immeuble et niveaux de compétences
excellence opérationnelle

Viser l’excellence opérationnelle

Pour une entreprise l’utilisation de ces talents et compétences doit être optimale par rapport à ses objectifs stratégiques. Elle devra donc les inclure dans une démarche globale afin de :

  • Limiter les coûts du recrutement
  • Dé-silloter les tâches et les emplois
  • Donner de la visibilité sur la chaîne de valeur de la structure
  • Favoriser la flexibilité et l’adaptation
  • Renforcer l’intelligence collective
  • Devancer la concurrence

Comment piloter la gestion des compétences ?

La mise en place d’une stratégie de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) permettra de définir un projet stratégique qui implique l’ensemble des forces vives de l’entreprise

Mais il faudra aller plus loin pour gagner en efficacité.

La mise en place d’une GPEC

Identifier les contraintes liées à votre environnement interne et externe et disposer de la bonne allocation des compétences au bon endroit et au bon moment grâce à des actions de recrutement et de formation pertinentes…

Une phase de diagnostic est primordiale pour la réussite d’un projet de gestion des compétences afin d’établir une photo en temps réel des besoins et de pouvoir mesurer l’écart entre l’existant et la cible en matière de compétences et d’emplois . Il s’agira de se poser les bonnes questions comme :

  • “Les fiches de poste sont-elles à jour ? Quelles compétences sont stratégiques pour demain et comment les acquérir ? Comment maintenir mes compétences critiques ? “

Aussi pour sécuriser votre approche, la GPEC doit être une oeuvre collective et impliquer l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise :

  • Les membres de la Direction qui pilotent le projet
  • Les managers qui sont les premiers au contact des besoins opérationnels
  • Les représentants du personnel
  • Les collaborateurs qui doivent parfois être convaincus du changement
construire un référentiel

Le référentiel de compétences

Utiliser un référentiel hybride et dynamique est une des bases de la gestion des compétences et d’un projet de GPEC. Il permettra de cartographier les compétences importantes pour chaque emploi / métier dans votre structure en incluant les postes d’encadrement.

L’idée est de recenser l’ensemble des compétences techniques et transverses sous la forme d’un document qui sera utilisé par la DRH et alimenté par les managers métier.

S’il est suffisamment exhaustif, un outil professionnel permettra ensuite d’établir un diagnostic fiable notamment pour mesurer l’écart entre les compétences existantes dans l’entreprise et celles attendues.

Limites et perspectives

Si la gestion des compétences est un sujet qui doit être central aujourd’hui dans une entreprise, sa mise en œuvre, nécessite :

  • Un investissement de temps conséquent
  • L’agrégation de données multiples et leur permettre de communiquer
  • La mise à jour régulière des données
  • La prise de recul quant aux besoins et ressources existantes

Comme on peut le remarquer, l’exploitation de la data RH est au cœur de la gestion des compétences. Et, un service RH ne peut pas assumer seul la gestion de l’ensemble de ces informations.

Ainsi il est crucial de pouvoir centraliser l’information en temps réel et de l’actualiser en permanence avant de l’harmoniser notamment sous un seul et même format.

Pour cela, chacun doit concourir à alimenter la gestion des compétences dans l’entreprise afin de pouvoir obtenir une cartographie proche de la réalité de terrain.

illustration train futur des compétences
illu détection compétences

Logiciel gestion des compétences

C’est la solution qui nous semble la plus appropriée pour répondre à ces enjeux de façon à centraliser les données essentielles pour les mettre au service du développement de l’entreprise et des collaborateurs.
Il permettra notamment :

  • D’automatiser les processus
  • De disposer de données dynamiques et actualisées
  • De favoriser l’adhésion des collaborateurs dans le processus de partage des données

Pour favoriser son adoption par vos collaborateurs et les engager, il vous faudra donner du sens à une stratégie plus globale d’entreprise. Vous pouvez par exemple :

  • Communiquer en interne sur ces nouveaux usages comme faisant partie intégrante de votre culture d’entreprise
  • Proposer un calendrier d’organisation qui permettra d’accompagner vos collaborateurs au changement
  • Associer des experts au processus pour légitimer votre démarche

La mise en place d’un nouvel outil de gestion des compétences est par conséquent l’opportunité de fluidifier les processus de décision dans votre organisation, d’apporter plus d’horizontalité et de décloisonner les compétences pour en faire profiter toute l’organisation.

Les compétences au coeur
de vos opérations !

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