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Qu’y a-t-il en jeu derrière le staffing ?

Digitaliser son staffing permettra de centraliser et analyser de nombreuses données pour aligner les objectifs business avec les ressources humaines.

Staffer efficacement ses équipes est devenu une évidence pour les entreprises fonctionnant en mode projet (Cabinets de conseil, ESN, Ingénierie, BTP) et qui souhaitent rester dans la course de la performance et de l’excellence opérationnelle.

staffing opérationnel

Le staffing touche à l’identification, au recrutement, la planification des ressources et à la gestion des profils utilisés sur les projets et stratégiques pour l’entreprise. Car trouver des talents et des compétences au moment clé, est plus que jamais un enjeu majeur pour optimiser le taux d’affectation et la rentabilité de ses projets. La crise du Covid-19 est venue souligner cette évidence en obligeant les entreprises à repenser l’organisation et la gestion de leurs effectifs pour optimiser leurs capacités financières.

Pour les sociétés de services, le staffing joue un rôle central :

  • Sourcing de profils en avant-vente.
  • Optimisation du plan de charge et taux d’affectation.
  • Planning et mise à disposition de personnel sur des projets multiples ou non (en fonction du secteur = ESN ou Industrie).
  • Anticipation des besoins clients à court et long terme.
  • Rapprochement entre opportunités commerciales et gestion des ressources internes.

En revanche, si l’on se penche sur l’accompagnement à la montée en compétences des collaborateurs, concilier leurs attentes en termes de contenu de poste, de missions, de disponibilités et de souhaits d’évolution peut parfois ressembler à un casse-tête. Dans cet exercice d’équilibriste, les PME comme les grandes entreprises du secteur sont parfois amenées à gaspiller des moyens colossaux. Intéressons-nous ici aux pratiques du staffing ainsi qu’aux enjeux.

Staffing : planification et performance

Un projet dans une entreprise peut être plus ou moins long à réaliser et nécessite parfois des ressources au-delà des effectifs disponibles. Il en va de sa réussite, de la performance de l’entreprise et donc de sa compétitivité sur le marché. Le staffing va permettre d’apporter les ressources humaines au bon moment sous forme de compétences et d’expertises utiles au bon déroulement du projet, parfois sur plusieurs mois, voire sur plusieurs années.

C’est le rôle des cabinets de conseil, des ESN (Entreprises du Service Numérique) mais aussi des sociétés d’ingénierie, des entreprises du BTP et des majors de l’intérim qui peuvent étudier un projet informatique ou industriel, concevoir des solutions concrètes ou réaliser des tâches déjà déterminées.

Pour l’ensemble de ces acteurs du staffing, il s’agit de répondre aux attentes du client et d’un besoin interne avec une solution adaptée incluant : les profils les plus qualifiés pour effectuer les missions, et l’estimation du nombre de jours/homme pour mener à bien le projet dans son ensemble.

Au-delà de trouver le ou les meilleurs profils, la rentabilité est au cœur du développement d’un cabinet ou d’un acteur industriel, notamment par le calcul du taux d’occupation des opérationnels.

Un double enjeu se dessine : humain, car il est nécessaire de trouver des personnes suffisamment impliquées dans un projet en répondant à leurs attentes… et financier.

Quels défis pour le staffing ?

Aujourd’hui la concurrence s’est accrue et le staffing est devenu plus complexe. Il est parfois difficile de concilier l’humain avec l’urgence des projets et les impératifs de rentabilité !

Trouver des personnes motivées avec les bonnes compétences mais aussi disponibles et mobiles géographiquement pendant une période donnée… n’est pas une mince affaire.

D’autant que les collaborateurs demandent aujourd’hui plus de flexibilité, d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, mais aussi de sens dans leurs missions pour coller davantage à leurs appétences et aspirations profondes.

La crise du Covid-19 est venue accentuer ce phénomène en contraignant les entreprises à s’adapter que ce soit par le recours au télétravail ou au chômage partiel notamment dans un marché du conseil IT en phase progressive de reprise. Elles ont dû repenser l’organisation et optimiser les ressources et les compétences.

Que l’on soit un cabinet ou une entreprise, répondre aux besoins du client reste la priorité, c’est-à-dire apporter les meilleures compétences au meilleur tarif et le plus rapidement possible. Cela signifie souvent jongler avec la volonté du client qui veut boucler son projet au plus vite et les attentes d’un consultant ou d’un chef de chantier.

Les acteurs du staffing doivent donc gérer une importante masse de données pour réussir une planification optimale… Et respecter les engagements financiers tout en répondant aux impératifs humains.

Cette exigence est loin d’être atteinte pour beaucoup. Les entreprises doivent encore améliorer leur organisation et s’outiller pour y arriver. Car centraliser les données via des tableurs comme Excel ne suffit plus. Par ailleurs, il s’agit aussi de faire communiquer des outils de gestion des ressources humaines souvent disparates.



Quand l’organisation est complexe ou nécessite de la flexibilité, les outils type Excel ne permettent pas de gérer ces sujets de manière collaborative.


Ainsi, parmi les difficultés rencontrées on peut citer entre autres :

  • Le manque de vision d’ensemble des compétences disponibles.
  • La perte de temps liée à l’utilisation de différents supports contenant les données.
  • L’insatisfaction client liée à une erreur de placement (mauvaise compétence au mauvais endroit).
  • Le stress des opérationnels pouvant aboutir à des absences prolongées.
  • Le désengagement et les erreurs humaines.

L’ignorance de ces nouveaux défis entraîne donc souvent des coûts qui restent encore mal identifiés par les dirigeants d’entreprise, parce que non immédiatement traduisibles en perte financière.

Schéma staffing

Comment digitaliser son staffing ?

Des solutions existent pour réussir son staffing : optimiser la planification de ses projets en préservant l’humain tout en réduisant les coûts.

En complément des missions du poste de responsable staffing et la gestion du plan de charge, l’apport d’une plateforme de gestion des compétences et de staffing pourrait vous aider à mener à bien vos projets tout en réunissant l’équipe parfaite.

Que vous soyez un cabinet de conseil, une ESN, une société d’ingénierie, la DSI d’un grand groupe ou la filiale d’une entreprise du BTP, il est crucial pouvoir :

Cibler rapidement les compétences clés pour un projet au bon moment notamment grâce à :

  • Une capacité de recherche intelligente.
  • Un gain de temps en avant-vente.
  • La prise en compte des disponibilités à un instant T.
  • La définition des besoins et des ressources pour chaque projet.
  • Le suivi des planning et des taux d’affectation.


Faciliter le partage d’expertise grâce :

  • Au décloisonnement des compétences.
  • A la centralisation des données.
  • Au partage des connaissances.
  • Suivi managérial des compétences.

Savoir si un collaborateur peut répondre à un besoin même s’ il n’a pas indiqué précisément la compétence grâce à un algorithme de matching permettra de gagner du temps dans votre staffing.

Accompagner la montée en compétence

Grâce à un module dédié vous pourrez utiliser les compétences disponibles dans votre structure pour fluidifier la mobilité et le staffing interne. Vous proposerez ainsi à vos talents des parcours de carrières personnalisés et favoriser leur engagement. Une solution utile pour :

  • Fidéliser vos collaborateurs.
  • Rationaliser recrutement en optimisant les ressources externes et internes.
  • Anticiper vos besoins en ressources.


Travailler votre Workforce Planning

Le Strategic Workforce Planning est une méthode pour aligner vos objectifs business et vos besoins en ressources humaines sur la base des compétences. Vous identifiez les compétences actuelles et à venir ou les nouveaux métiers dont vous aurez besoin afin de mieux cartographier vos ressources et connaître celles dont vous aurez réellement besoin dans l’avenir.

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