Édito

8 – Le référentiel emplois / compétences 3.0

“ Il va falloir que nous travaillions sur nos référentiels avant de choisir l’outil ”

Attention, ce n’est pas la démonstration d’une solution qui va définir son utilisation au sein d’une organisation…

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Le chantier de définition des emplois au sein d’une entreprise est souvent l’un des plus difficiles. Il faut trouver à l’échelle de toute une organisation la définition des emplois qui sera acceptée par tous.

Cependant il est difficile de proposer des définitions standards et ceci même pour des emplois supports : Le comptable de l’entreprise A ne sera pas forcément le même que celui de l’entreprise B, cela même entre 2 Business Units d’une même entreprise.

La culture, l’activité, la maturité d’une organisation personnalisent la définition de l’ensemble de ses emplois.

 

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Comment alors définir l’emploi de comptable de sa propre entreprise ?

Si nous revenons à la définition d’un emploi : un emploi est défini entre autres par un portefeuille de compétences cibles. Si un individu a le même portefeuille de compétences que la définition de l’emploi alors il est supposé apte à exercer ce dernier efficacement.

Évidemment un individu détient un portefeuille de compétences souvent infiniment plus large que la déclinaison en compétences de l’emploi qu’il exerce. Un collaborateur peut donc correspondre à 89% à la définition de l’emploi de Comptable tout en possédant à 34% les compétences de l’emploi de Graphiste. Nous pouvons voir ici que le dénominateur commun d’un individu et d’un emploi est la compétence.

Plus concrètement, la réelle définition de l’emploi de Comptable au sein d’une entreprise correspond à l’ensemble des compétences partagées par les personnes qui exercent cet emploi. 

Ainsi, sonder les individus définis comme Comptable au sein de l’entreprise, au sujet de leurs compétences individuelles, suffit à obtenir une définition précise de l’emploi et de ses attendus. Il s’agit en fin de compte d’un sondage géant !

 

 

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Cependant, comme vous le savez surement déjà, les entreprises ne réalisent pas ce sondage géant pour mieux connaître leur Comptable, faute de moyen technologique.
Elles font souvent appel à une équipe restreinte interne ou externe (cabinet de conseil RH) et organisent des ateliers avec des experts sélectionnés pour définir les emplois.

C’est une solution qui fonctionne, mais coûteuse, chronophage et destinée à être renouvelée aussi régulièrement que les emplois évoluent.

Par ailleurs, le débat entre experts de différentes Business Units pour trouver une définition commune d’un emploi est souvent infini. Un emploi présente des spécificités d’une entité à l’autre, et une définition basée sur des compromis est moins opérationnelle car pas vraiment adaptée à qui que soit.

 

Voici donc la méthode que nous proposons :

Et si tout commençait par ce sondage géant ? Comment procéder alors ?

Commençons par co-construire la bibliothèque de toutes les compétences nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, en prenant en compte toutes les entités et leurs spécificités. Ceci bien évidemment sans les rattacher à la définition d’un emploi !

 

“ Dans mon entité, j’utilise souvent la compétence A, B & C ”
–   quand une autre entité dirait   –
“ Dans mon entité, j’utilise souvent la compétence B, C & D… ”

 

Il est beaucoup plus facile de lister toutes les compétences dont l’ensemble des business unit ont besoin pour fonctionner individuellement que d’en trouver le compromis universel. Cela constitue déjà un socle primordial : par addition, nous aurions donc la liste de toutes les compétences dont l’entreprise a besoin pour fonctionner au quotidien.

Deuxième étape :

Cette liste est présentée à l’ensemble des salariés et nous leur demandons de renseigner l’ensemble des compétences qu’ils utilisent au quotidien.

“ Au quotidien, j’utilise la compétence A, B & D, mais j’utilise aussi la compétence X qui n’est pas dans cette bibliothèque de compétences proposée par défaut. ”

Une fois cela fait, nous obtenons tout d’abord le profil de compétences individuel de tous les collaborateurs, mais aussi un enrichissement de la bibliothèque de compétences par leurs suggestions individuelles. Premiers concernés par les opérations du quotidien, ce sont souvent les collaborateurs qui connaissent au mieux les compétences et expertises précises nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.

 

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Troisième étape :

Nous demandons à l’ensemble des collaborateurs de nommer leurs emplois.
“ Je suis comptable junior ”
“ Je suis comptabilus ”
“ Moi, je suis Comptable Sénior ”

Nous aurions alors 2 éléments importants : le profil de compétences de l’ensemble des collaborateurs et la façon dont ils nomment leurs emplois.

Arrive enfin le moment d’analyser les résultats :

“ 90% de ceux qui se sont désignés comme Comptable junior détiennent la compétence A au niveau expert, 80% la compétence B au niveau débutant, mais aussi 10% la compétence C au niveau Confirmé… ”.

Il ne reste alors qu’à arbitrer si les compétences A, B et C entrent dans la définition officielle de l’emploi ; choix facilité par la précision de l’analyse.

Enfin, des rapprochements entre définitions d’emploi peuvent être déduits : les personnes auto-désignées comme Comptable junior correspondent à 95% aux “Comptabilus” mais à 50% aux Comptables Sénior. Il est alors possible de ne plus distinguer Comptable junior de Comptabilus mais de laisser la définition de Comptable Sénior indépendante.

Pour résumer, la construction de la définition des emplois se fait en bottom-up, de manière collaborative : un peu comme un article Wikipédia avec ses contributeurs.

Nous pourrions aller encore plus loin ! Une fois la définition des emplois actée, donnons encore la main aux collaborateurs de suggérer de nouvelles compétences à ces derniers : les suggestions récoltants le plus de votes seraient alors incorporées.

Pour finir, poursuivre les mises à jour des profils de compétences des collaborateurs et suivre leur évolution permet de voir l’écart se creuser entre la définition actée avec la réalité de la population qui lui est associée.

Tout cette méthodologie collaborative et bottom-up pourrait être réalisée simplement :
il suffit d’avoir l’outil adéquat. 

 

N’oublions pas qu’une solution SIRH outille les processus ; ces processus doivent lire le référentiel pour s’exécuter. D’où le choix de la choisir dans un second temps. La solution permettant de construire ce référentiel de manière collaborative & bottom-up est elle un agrégateur de données, pouvant être utilisé en amont.

 

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