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Quels sont les outils de la GPEC ?

Bien gérer les compétences et les emplois dans son entreprise est essentiel, et c’est d’autant plus facile à faire en utilisant les outils les mieux adaptés de la GPEC.

visuel outils de la gpec

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, appelée également GPEC, est une méthode appliquée par la plupart des entreprises notamment les ETI et grands comptes, plus matures sur le sujet. L’objectif ? Adapter au mieux les recrutements, les formations, les ressources, les effectifs et les compétences aux besoins business et opérationnel de l’entreprise. Dans une approche plus globale et pour les entreprises internationales, on parle également de Strategic Workforce Planning.

Bénéfique aux sociétés comme aux salariés, cette approche peut être mise en place dans un service, dans plusieurs ou dans l’entièreté de la société en fonction des besoins de celle-ci. Mais alors sur quelles données se baser et quels outils de la GPEC utiliser pour faciliter sa mise en place ? Voici quelques informations utiles à ce sujet.

Avoir un organigramme de l’entreprise à jour

Les outils de la GPEC sont nombreux, mais la majorité d’entre eux concernent la gestion des ressources humaines et des compétences. Afin de pouvoir analyser complètement la situation de la société et de pouvoir faire le bilan de ses besoins service par service, il est important de disposer d’un organigramme complet. Malheureusement, ceux que l’on retrouve dans les entreprises sont souvent obsolètes et n’ont pas été mis à jour depuis plusieurs mois voire plusieurs années.

La première chose à faire va donc être de créer un organigramme clair et précis, sur lequel on pourra voir apparaître une représentation fiable de l’entreprise, de ses différents services et de la répartition des salariés. S’il ne peut pas être le seul document utilisé, l’organigramme fait partie des outils de la GPEC qui sont indispensables car il va permettre à tous les acteurs de l’entreprise de mieux connaître son fonctionnement.

Utile lors d’un recrutement car il est informatif pour le nouvel arrivant, l’organigramme peut également permettre à un responsable des ressources humaines de se rendre compte qu’énormément de ressources sont sollicités par un même service, ce qui peut vouloir dire que celui-ci pourrait être réorganisé de sorte à mieux répartir les compétences de chacun.

Cartographier ses compétences

La notion de compétences a investi la totalité du champ RH : de la formation à la gestion de carrière, du recrutement à la mobilité et jusqu’aux processus de transformation. La cartographie de compétences permet de révéler le potentiel illimité de la GPEC.

Il existe plusieurs manières de cartographier l’ensemble des compétences au sein de son organisation. La mise en place d’une cartographie est un véritable atout parmi les outils disponibles dans la construction d’un plan de GPEC : mise à jour des référentiels, identification des compétences rares / critiques, optimisation des processus RH et analyse des tendances et des évolutions du bassin de ressources.

Les solutions de cartographie permettent de centraliser tout type de données liées aux compétences des individus et gèrent le bassin de ressources élargi de l’entreprise. Ces données et cette connaissance fine des collaborateurs deviennent alors exploitables par les directions opérationnelles et RH.

Utiliser un référentiel des compétences

L’un des axes phares de la GPEC, c’est de permettre à une entreprise d’avoir une parfaite connaissance de l’ensemble des compétences dont disposent ses collaborateurs afin de pouvoir orienter son processus de recrutement correctement, mais aussi de proposer à ses collaborateurs des évolutions verticales ou horizontales afin de répartir parfaitement les savoirs. Pour ce faire, l’idéal est de disposer d’un logiciel spécialisé dans ce domaine, notamment les solutions de gestion des compétences, qui font partie des outils de la GPEC particulièrement utiles et innovants pour les entreprises.

Grâce à des algorithmes précis et à des données récupérées auprès de tous les salariés avant d’être centralisées, ce type de logiciel va permettre à l’entreprise d’avoir une vue d’ensemble sur les talents dont elle dispose. Ce type de logiciel fait partie des outils de la GPEC qui offrent à une société la possibilité de recruter en interne et ainsi de gagner du temps mais aussi d’optimiser les coûts de recrutement / formation.

outils gpec formation

Mettre en place des formations

De nos jours, peu de métiers consistent à faire exactement les mêmes tâches pendant des années et des années, les collaborateurs ont donc constamment besoin d’être formés. L’un des outils de la GPEC qui prend de plus en plus d’ampleur est donc cet accès à la formation notamment via le blended learning avec des formations en présentiel et digital learning. En proposant à ses collaborateurs des formations régulières et intéressantes, une entreprise va pouvoir faire en sorte de rester compétitive malgré les évolutions technologiques et organisationnelles qu’elle peut subir d’année en année. On parle également de reskilling ou d’upskilling.

De même, ces formations sont l’occasion idéale de s’assurer du bien-être des salariés, qui vont ainsi pouvoir rester performants mais également avoir la possibilité d’évoluer en apprenant de nouvelles compétences. Un point extrêmement important puisque la GPEC encourage grandement les entreprises à faire leur maximum pour conserver en leur sein les talents qu’elles ont fait grandir, plutôt que de remplacer ces personnes par de nouveaux salariés qui devront à leur tour être formés.

Fiches de postes claires, entretiens et bilans : la GPEC tout au long de l’année

Les outils de la GPEC sont nombreux, et tandis que certains peuvent être établis en quelques semaines et de manière ponctuelle, d’autres doivent être utilisés de manière régulière tout au long de l’activité de l’entreprise. C’est le cas notamment des fiches de poste et des entretiens. Les fiches de poste sont souvent délaissées ou rédigées “à la va vite” par les entreprises, cependant c’est une erreur car elles permettent de clarifier les responsabilités de chacun mais aussi d’éviter les mauvaises surprises lors des recrutements. Les fiches de postes déclinées en compétences offrent plus de possibilités dans le processus de mobilité interne. En effet, en utilisant des solutions de gestion des compétences on peut notamment permettre à des collaborateurs de réaliser un “matching” entre des offres de postes et leurs compétences ou appétences professionnelles. Un mauvais recrutement coûte cher à une société, il est donc essentiel de s’assurer que le poste proposé correspondra en tous points à ce qui a été annoncé au candidat lors de son entretien d’embauche.

Tout au long de l’année, l’entreprise doit également s’assurer de la mise en place d’entretiens d’évaluation et d’entretiens professionnels. Ces rendez-vous qui peuvent être annuels ou bi-annuels ont pour intérêt de permettre aux salariés et aux responsables des ressources humaines de dresser le bilan sur les situations professionnelles de chacun, afin de détecter les points à améliorer le plus rapidement possible mais aussi de veiller à l’épanouissement professionnel des salariés. Si ces entretiens font partie intégrante des outils de la GPEC car ils permettent à un instant T d’évaluer les compétences, ce sont surtout des outils utiles à la bonne santé d’une entreprise qui devraient être mis en place dans toutes les organisations, quelle que soit leur taille.

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