Si vous travaillez dans les Ressources Humaines ou dans un domaine étroitement lié, vous avez forcément entendu parler de la GPEC : la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences. Cependant, cette stratégie, dont la mise en place est désormais obligatoire dans certaines entreprises (et très fortement recommandée dans les autres), reste assez floue pour beaucoup de personnes et de sociétés qui peuvent rencontrer des difficultés face à sa mise en place. Voici donc un récapitulatif de ce qu’est la GPEC et de son fonctionnement.
La GPEC, c’est un processus que doivent mettre en place les entreprises afin d’améliorer la gestion des emplois qu’elle propose, des talents dont elle dispose en son sein et des effectifs qu’elle doit avoir afin de fonctionner dans des conditions optimales. Cette amélioration de son système de fonctionnement doit permettre à la société, à court ou à long terme, d’assurer sa pérennité et de réduire ses coûts, que ce soit au niveau financier comme au niveau humain. Pour cela, l’entreprise va devoir passer par une période d’analyse poussée qui permettra de déterminer ses besoins et ses possibilités. Ensuite, des actions seront menées tant au niveau économique et social que juridique ou encore technologique.
Ces actions peuvent concerner l’entreprise toute entière ou bien être plutôt centrées sur une branche de la société ou même sur un territoire : tout dépend des résultats mis en avant par la phase d’analyse. En effet, nul besoin de remanier complètement le fonctionnement d’une entreprise si la défaillance se situe uniquement dans un service ou dans une région notamment. Attention, il ne s’agit pas ici de trouver une personne à blâmer mais plutôt de trouver des solutions intelligentes permettant d’améliorer l’environnement de travail des salariés comme des dirigeants tout en faisant croître l’entreprise.
Si elle est obligatoire pour certaines sociétés, la mise en place d’une Stratégie Prévisionnelle de Gestion des Compétences n’est pas punitive : elle doit permettre à chaque entreprise de déceler plus facilement ses éventuelles erreurs afin d’améliorer son fonctionnement général et de rester compétitif. Toutes les entreprises, quel que soit leur statut ou leur nombre de salariés sont donc invitées à mettre en place une GPEC dès que possible. Néanmoins, cela reste à l’appréciation des dirigeants des sociétés qui ne sont pas concernées par l’obligation de sa mise en place.
Mais alors quelles sont les entreprises qui le sont ? Cela dépend du nombre de salariés. En effet, les sociétés qui comptent plus de 300 salariés sont dans l’obligation de mettre en place tous les trois ans au moins un temps de parole et de négociation portant sur cette thématique. Sont également concernés les entreprises ou des groupes communautaires composés de plus de 150 salariés français.
Bon à savoir : les entreprises de moins de 300 salariés qui souhaitent tout de même entamer la mise en place d’une stratégie de GPEC peuvent obtenir de l’aide de l’État, que ce soit sur le plan financier ou bien concernant la partie conseil. Cette aide vous permettra d’obtenir un appui et d’être guidé dans ce processus qui peut prendre du temps et sembler compliqué de prime abord.
La GPEC doit être mise en place par l’employeur car c’est lui qui est en mesure de prendre les décisions nécessaires et de faire appliquer les changements en relation avec cette méthode. Cependant, ce sont souvent les services de Ressources Humaines qui amènent cette idée lors du temps consacré à la négociation obligatoire sur ce thème. Durant ce temps de parole, il est essentiel d’aborder des thèmes comme les avantages de la GPEC mais aussi sur les démarches que sa mise en place va requérir afin de s’assurer que chaque acteur de ce changement est parfaitement conscient des enjeux.
Cette phase de négociation doit donc permettre de parler des choix pris par l’entreprise et de leurs conséquences sur l’activité de celle-ci : doit-elle créer de nouveaux postes ? Disposer de nouvelles compétences ? Élargir ses effectifs ? Relocaliser certains salariés ? Les réponses à ces questions vont permettre aux Ressources Humaines et aux dirigeants de l’entreprise de se positionner sur une stratégie de gestion des talents et de savoir s’il est nécessaire de recruter et, si oui, sur quel type de contrat faut-il se diriger.
Voici quelques pistes de sujets à aborder lors de ces négociations concernant la GPEC :
Cette période peut également être l’occasion d’aborder des sujets comme la concertation avec le CSE en cas de licenciements économiques, la qualification des emplois menacés par les évolutions de la société ou encore la gestion de compétences dans les différents territoires sur lesquels l’entreprise est présente. Bien évidemment, il vous appartient de vous focaliser sur les sujets qui concernent votre entreprise et qui vous semblent les plus appropriés, le but étant de permettre à celle-ci de mettre en place un processus de GPEC efficace et bénéfique à tous.
Vous l’aurez compris, le but final de la GPEC est de permettre à une entreprise de réaliser des économies de temps et d’argent grâce à un système de fonctionnement plus performant et en adéquation avec son activité. Néanmoins, quels sont, concrètement, les avantages qu’une société peut tirer de la mise en place d’un processus de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) ? Voici quelques exemples qui devraient sans aucun doute vous convaincre :
La mise en place d’un processus de GPEC est extrêmement bénéfique mais cela peut également être très long, surtout dans de grandes entreprises où il va être nécessaire d’analyser chaque service et chaque filiale afin de faire le point sur les améliorations possibles. Pour vous permettre de mettre en place un processus de GPEC efficace sans perdre de temps, nous vous conseillons fortement de vous munir d’outils intuitifs conçus spécialement pour vous aider dans la gestion de votre entreprise. Grâce à ces outils, vous allez pouvoir réaliser une analyse détaillée de votre entreprise et ainsi obtenir des résultats fiables et clairs notamment concernant vos besoins humains : quel service est en sureffectif et au contraire lequel aurait besoin d’être renforcé ? Quelle filiale pourrait avoir moins recours à des contrats précaires coûteux comme des CDD ou de l’intérim ? Quelles opportunités d’évolution attendent vos salariés ?
Pour cela, une solution de gestion des compétences vous permettra de digitaliser facilement toutes les données relatives aux compétences acquises par vos salariés, que ce soit pendant leur contrat au sein de votre entreprise, via des formations ou via des expériences précédentes. Ainsi, cela vous permettra de manipuler facilement vos référentiels de compétences et d’avoir à portée de main un listing précis des talents de chacun et donc de proposer des postes ou des évolutions aux personnes les plus compétentes, ce qui sera utile lors de la mise en place d’un processus de mobilité interne dans le cadre de votre GPEC. De même, un tel logiciel vous permettra de connaître précisément vos besoins lors de futurs recrutements et de vous assurer d’avoir un portefeuille de talents de plus en plus riche.
Ensuite, il est indispensable de cartographier les compétences qu’il sera essentiel d’avoir au sein de votre société pour assurer sa bonne santé, soit en nous basant sur les évolutions du secteur dans lequel vous travaillez, soit en nous basant sur les compétences dont disposent les salariés des entreprises concurrentes à la vôtre. Cette analyse est essentielle à la mise en place d’un processus de GPEC car c’est elle qui va vous éviter de perdre énormément de temps en réalisant à la dernière minute que vous avez besoin dans vos équipes d’une personne disposant de telle ou telle compétence pour pouvoir avancer et rester concurrentiel.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des compétences, n’hésitez pas à consulter notre Livre Blanc ou à nous contacter directement !